Au cours de ces dernières semaines, j'ai pu constater que quand il démarre, et même au cours des premiers mois d'existence de sa société, l'entrepreneur a tendance à trop souvent se reposer sur son expert-comptable, pensant qu'il pourra s'occuper de la gestion administrative.

Dans la plupart des bureaux, une bannette "fourre-tout" regorge d'enveloppes non ouvertes, de courriers non traités, de tickets de caisse et autres factures. C'est un peu la caverne d'Ali Baba dont on croit que l'expert-comptable a le Sésame.

Alors certes, il enregistrera la facture de loyer du mois, mais pour le Restaurant du 13.03.2018 de 25.00 €, s'agit-il d'une note de frais ? Tant qu'il n'aura pas établi le rapprochement avec le relevé de la carte bancaire de la société, ce ticket pourrait être mis de côté. Et si finalement il s'agit d'une note de frais, il faudra attendre que l'auteur se manifeste ... Donc d'ici là, les infos peuvent ne pas être traitées faute de précisions.

Mais la bannette évoquée plus haut n'a peut-être pas tout récupéré : un justificatif resté dans une veste, une facture non téléchargée sur l'interface et hop un débit sans rapprochement ! De même un chèque encaissé sans un document de remise en banque complété avec les références de client ou facture ne pourra être lettré.

N'oubliez pas que votre expert-comptable n'est pas salarié de votre entreprise donc il ne sait pas tout, et il a d'autres clients que vous. Les éléments non traités seront provisoirement écartés et il avancera sur d'autres dossiers en attendant.

En règle générale je constate qu'une "petite" formalité précipite les évènements : la Déclaration de TVA ! Quand on démarre on opte souvent pour une déclaration trimestrielle et à l'approche du 24 avril (notamment), l'expert-comptable vous réclame les informations manquantes.

A vous alors les joies de l'exploration : voiture, sacoche, tiroirs, boites mail, ... tout y passe pour retrouver ce qu'il manque, et sur les 3 derniers mois s'il vous plaît. C'est là qu'on se rend compte de l'utilité de mettre en place une gestion administrative organisée.

Pour vous y aider je suggère 2 ou 3 astuces :

• Créer une boite mail comptabilité que vous communiquerez systématiquement comme contact sur les interfaces de vos tiers. Ainsi vous y trouverez soit les factures, soit les liens pour les récupérer plus rapidement
• Prenez tous vos justificatifs de déplacement en photo avec votre smartphone, que les notes soient payées par la CB Société ou par vos soins et envoyez-les à l'adresse mail comptabilité
• Libeller explicitement vos virements : Nom du tiers et du numéro de facture par exemple, ou période facturée

Je vous recommande également l'outil IPaidThat que j'utilise pour ma propre société et chez certains de mes clients comme outil de préparation comptable. Il me permet de suivre les flux bancaires, d'enregistrer mes factures (clients et fournisseurs), de faire mes lettrages et de visualiser les justificatifs manquants. Mon expert-comptable l'aime beaucoup lui aussi puisque je peux lui fournir un lien ou lui envoyer des exports qu'il peut entrer dans son logiciel de compta.

Je vous pose ici mon lien de parrainage (https://ipaidthat.io/signup?ref=0v9u) et je reste à votre disposition pour vous en parler si vous voulez en savoir plus.

A bientôt. Catherine